Co to jest CMS i jaki ma wpływ na zarządzanie stroną internetową?

Strona internetowa nie jest jednorazowym plikiem, który po uruchomieniu powinien pozostać niezmieniony przez kolejne lata.

Zmieniają się usługi, produkty, ceny, dane kontaktowe, pracownicy, regulaminy, wymagania prawne i sposób, w jaki klienci korzystają z internetu.

Firma potrzebuje więc możliwości aktualizowania strony bez każdorazowego zlecania programiście zmiany jednego zdania, zdjęcia lub numeru telefonu.

Właśnie do tego służy CMS, czyli system zarządzania treścią.

Dobrze dobrany CMS ułatwia rozwój strony, porządkuje treści i pozwala wielu osobom pracować nad serwisem. Źle dobrany albo źle wdrożony może jednak z czasem stać się technicznym ograniczeniem, które utrudnia każdą kolejną zmianę.

W swojej pracy spotykam zarówno strony oparte na bardzo rozbudowanych systemach, które wykorzystują jedynie kilka procent ich możliwości, jak i firmy próbujące prowadzić duży sklep na rozwiązaniu, które nigdy nie było projektowane do takiego zastosowania.

Sam wybór popularnego CMS-a nie gwarantuje więc sukcesu. Liczy się sposób jego wdrożenia, architektura strony i dopasowanie do realnych potrzeb biznesu.

Co to jest CMS?

CMS to system zarządzania treścią strony internetowej.

Skrót pochodzi od angielskiego określenia Content Management System.

Najprościej mówiąc, CMS pozwala tworzyć, edytować i publikować treści bez konieczności ręcznego zmieniania plików strony.

Za pomocą panelu administracyjnego można zazwyczaj zarządzać między innymi:

• stronami i podstronami,
• artykułami,
• zdjęciami i filmami,
• menu,
• formularzami,
• użytkownikami,
• kategoriami,
• produktami,
• zamówieniami,
• ustawieniami serwisu.

Zakres dostępnych funkcji zależy od konkretnego systemu.

Prosty CMS może służyć wyłącznie do publikowania treści. Bardziej rozbudowany system może obsługiwać sklep, panel B2B, rezerwacje, płatności, konta klientów, integracje i automatyzacje.

Jak działa CMS?

W tradycyjnej stronie bez CMS-a treść może być zapisana bezpośrednio w plikach HTML.

Aby zmienić tekst, trzeba otworzyć odpowiedni plik, odnaleźć właściwy fragment, edytować kod i ponownie przesłać plik na serwer.

CMS oddziela treść od technicznej warstwy odpowiedzialnej za jej prezentację.

W uproszczeniu system składa się z kilku elementów:

• panelu administracyjnego,
• bazy danych,
• plików systemu,
• szablonu lub motywu,
• modułów, rozszerzeń albo wtyczek WordPress,
• mechanizmu generującego stronę dla użytkownika.

Kiedy dodajesz artykuł, jego treść zazwyczaj trafia do bazy danych.

Po wejściu użytkownika na stronę CMS pobiera odpowiednie informacje, łączy je z szablonem, zdjęciami i ustawieniami, a następnie generuje gotowy widok.

Dzięki temu jeden szablon może obsługiwać setki artykułów lub produktów bez konieczności tworzenia każdego widoku od podstaw.

Co można zrobić za pomocą CMS-a?

Możliwości zależą od systemu i sposobu jego rozbudowy.

W typowym CMS-ie można między innymi:

• dodać nową podstronę,
• zmienić tekst oferty,
• opublikować artykuł,
• ustawić zdjęcie wyróżniające,
• utworzyć kategorię,
• zmienić kolejność pozycji menu,
• dodać formularz kontaktowy,
• zarządzać komentarzami,
• tworzyć konta użytkowników,
• nadawać uprawnienia pracownikom,
• dodawać produkty do sklepu,
• obsługiwać zamówienia,
• integrować stronę z zewnętrznymi systemami.

Nie oznacza to jednak, że każdą operację można bezpiecznie wykonać bez wiedzy technicznej.

CMS ułatwia zarządzanie treścią, ale nie eliminuje potrzeby projektowania, programowania, optymalizacji, testów i opieki technicznej strony.

Czym CMS różni się od strony internetowej?

CMS jest systemem, który pomaga zarządzać stroną, ale nie jest całą stroną internetową.

Na gotowy serwis składają się między innymi:

• domena,
• hosting lub serwer,
• system CMS,
• baza danych,
• motyw albo warstwa wizualna,
• treści,
• zdjęcia,
• rozszerzenia,
• integracje,
• indywidualny kod.

Dwie strony mogą korzystać z tego samego CMS-a, a mimo to wyglądać i działać zupełnie inaczej.

Sam WordPress nie określa automatycznie wyglądu strony. Podobnie WooCommerce nie decyduje, jak powinien wyglądać każdy sklep.

System dostarcza fundament i określone mechanizmy. Końcowy efekt zależy od sposobu ich wykorzystania.

Czym CMS różni się od hostingu?

Hosting jest środowiskiem, na którym działa strona.

CMS jest aplikacją zainstalowaną w tym środowisku.

Można to porównać do komputera:

• hosting jest sprzętem i miejscem potrzebnym do działania,
• CMS jest zainstalowanym programem,
• treść strony jest informacją przechowywaną i obsługiwaną przez ten program.

Zmiana hostingu nie musi oznaczać zmiany CMS-a.

Stronę opartą na WordPressie można przenieść na inny serwer, zachowując system, treści i wygląd.

Czym CMS różni się od kreatora stron?

CMS i kreator stron nie zawsze oznaczają to samo.

CMS odpowiada za przechowywanie, organizowanie i zarządzanie treścią całego serwisu.

Kreator stron jest zazwyczaj narzędziem do wizualnego budowania układu podstron.

Przykładowo WordPress jest systemem CMS, a Elementor jest kreatorem, który może działać wewnątrz WordPressa.

Za pomocą kreatora można ustawiać:

• sekcje,
• kolumny,
• nagłówki,
• obrazy,
• przyciski,
• odstępy,
• kolory,
• animacje,
• układ strony.

Sam kreator nie musi jednak odpowiadać za użytkowników, wpisy, kategorie, role, komentarze, zamówienia i całą pozostałą logikę serwisu.

W praktyce wiele współczesnych platform łączy funkcje CMS-a i kreatora w jednym panelu.

Jakie są rodzaje systemów CMS?

CMS open source

System open source udostępnia kod źródłowy i może być rozwijany przez społeczność, firmy oraz niezależnych programistów.

Do tej grupy należy między innymi WordPress.

Typowe zalety takiego rozwiązania to:

• duża możliwość rozbudowy,
• dostęp do kodu,
• wiele dostępnych rozszerzeń,
• możliwość przenoszenia pomiędzy hostingami,
• brak uzależnienia od jednego wykonawcy,
• duża liczba specjalistów znających system.

Otwartość nie oznacza jednak, że wdrożenie i utrzymanie są bezpłatne.

Nadal potrzebne są hosting, projekt, konfiguracja, aktualizacje, zabezpieczenia, rozwój i opieka techniczna.

CMS zamknięty

System zamknięty jest rozwijany przez konkretną firmę, która nie udostępnia pełnego kodu albo znacząco ogranicza możliwość jego modyfikowania.

Klient korzysta z funkcji przewidzianych przez producenta.

Takie rozwiązanie może oferować:

• spójne środowisko,
• jedno wsparcie techniczne,
• kontrolowane aktualizacje,
• mniej decyzji konfiguracyjnych,
• gotowe rozwiązania dla konkretnej branży.

Ograniczeniem może być uzależnienie od dostawcy.

Jeżeli firma przestanie rozwijać system, podniesie ceny albo nie będzie chciała wdrożyć potrzebnej funkcji, migracja do innego rozwiązania może być trudna.

CMS w modelu SaaS

SaaS oznacza oprogramowanie udostępniane jako usługa.

Użytkownik zwykle płaci abonament i korzysta z systemu działającego na infrastrukturze dostawcy.

Nie musi samodzielnie instalować aplikacji ani zarządzać serwerem.

W modelu SaaS mogą działać platformy do:

• budowania stron,
• prowadzenia sklepów,
• publikowania treści,
• tworzenia landing page’y,
• obsługi rezerwacji,
• zarządzania kursami.

Zaletą jest prostszy start.

Ograniczeniem może być abonament, prowizja, zamknięty kod, brak pełnego dostępu do danych albo trudniejsza migracja.

Dedykowany CMS

Dedykowany CMS jest tworzony dla konkretnej firmy albo określonego procesu.

Może obsługiwać funkcje, których nie zapewniają gotowe systemy.

Takie rozwiązanie ma sens, gdy firma posiada:

• nietypowy model sprzedaży,
• unikalny proces publikacji,
• specjalne wymagania bezpieczeństwa,
• niestandardowe integracje,
• rozbudowane role użytkowników,
• własne procesy biznesowe.

Dedykowany system nie powinien jednak powstawać tylko dlatego, że brzmi bardziej profesjonalnie.

Budowa i utrzymanie własnego CMS-a mogą być znacznie droższe niż wykorzystanie oraz odpowiednie rozszerzenie istniejącej platformy.

Headless CMS

W tradycyjnym CMS-ie panel zarządzania treścią i widok strony są częścią jednego systemu.

W rozwiązaniu headless CMS zarządza głównie treścią i udostępnia ją przez API.

Warstwa widoczna dla użytkownika może być zbudowana w zupełnie innej technologii.

Jedna baza treści może wtedy zasilać:

• stronę internetową,
• aplikację mobilną,
• panel klienta,
• ekrany w punktach sprzedaży,
• systemy partnerów,
• inne kanały publikacji.

Headless CMS daje dużą elastyczność, ale zwiększa poziom skomplikowania projektu.

Dla prostej strony firmowej może być niepotrzebnym kosztem. Dla rozbudowanej platformy wielokanałowej może być bardzo dobrym rozwiązaniem.

Przykłady popularnych systemów CMS

Do najczęściej spotykanych systemów i platform należą między innymi:

• WordPress,
• Drupal,
• Joomla,
• Shopify,
• PrestaShop,
• Magento,
• Webflow,
• Wix,
• systemy dedykowane.

Nie każdy z nich jest bezpośrednim konkurentem pozostałych.

Niektóre są systemami ogólnego przeznaczenia, inne skupiają się na e-commerce, publikowaniu treści albo wizualnym budowaniu stron.

Nie istnieje jeden CMS najlepszy dla każdej firmy.

Jaki wpływ CMS ma na Twój biznes?

1. Wpływa na szybkość aktualizowania oferty

Firma powinna móc sprawnie zmienić informacje o usługach, produktach, pracownikach lub godzinach otwarcia.

Jeżeli każda aktualizacja wymaga ingerencji programisty, nawet proste zmiany mogą trwać kilka dni.

Dobrze wdrożony CMS pozwala właścicielowi lub pracownikowi samodzielnie edytować bezpieczne obszary strony.

Nie oznacza to, że każdy użytkownik powinien mieć dostęp do wszystkich ustawień technicznych.

Panel powinien być przygotowany tak, aby codzienna obsługa nie wymagała modyfikowania struktury całego serwisu.

2. Wpływa na koszt rozwoju strony

Elastyczny CMS może pozwolić rozbudować stronę bez tworzenia wszystkiego od początku.

Można dodać:

• nową sekcję oferty,
• blog,
• sklep,
• system rezerwacji,
• strefę klienta,
• panel B2B,
• integrację z CRM-em,
• automatyczne publikowanie danych.

Nie każda rozbudowa powinna jednak polegać na instalowaniu kolejnej przypadkowej wtyczki.

Z czasem źle zaplanowany system może stać się zbiorem nakładających się rozszerzeń, które trudno aktualizować i diagnozować.

3. Wpływa na niezależność firmy

Firma powinna posiadać dostęp do swojej domeny, hostingu, panelu CMS i kopii danych.

Jeżeli cała strona działa wyłącznie na koncie wykonawcy albo w zamkniętym systemie bez możliwości eksportu, zmiana dostawcy może być bardzo trudna.

Niezależność nie oznacza, że właściciel musi samodzielnie zarządzać technologią.

Powinien jednak mieć możliwość przekazania projektu innej osobie bez utraty treści, danych i ciągłości działania.

4. Wpływa na bezpieczeństwo

CMS jest aplikacją internetową, dlatego wymaga aktualizacji i odpowiedniej konfiguracji.

Znaczenie mają między innymi:

• aktualna wersja systemu,
• aktualne rozszerzenia,
• bezpieczne hasła,
• ograniczone uprawnienia użytkowników,
• kopie zapasowe,
• monitoring logowań,
• ochrona formularzy,
• bezpieczeństwo hostingu.

Popularny CMS może być bezpieczny, ale jego popularność sprawia również, że jest częstym celem automatycznych ataków.

Najczęściej problemem nie jest sam system, lecz nieaktualne dodatki, słabe hasła albo brak podstawowej opieki technicznej.

5. Wpływa na szybkość strony

CMS musi pobrać dane, wykonać kod i wygenerować widok.

Źle skonfigurowany system może wykonywać zbyt wiele zapytań, ładować niepotrzebne pliki albo korzystać z ciężkich rozszerzeń.

Na wydajność wpływają między innymi:

• jakość kodu,
• liczba rozszerzeń,
• motyw,
• baza danych,
• cache,
• hosting,
• obrazy,
• integracje zewnętrzne.

Sam wybór szybkiego CMS-a nie wystarczy, jeśli cała reszta wdrożenia jest nieprzemyślana.

6. Wpływa na pozycjonowanie

CMS może ułatwiać tworzenie poprawnej struktury treści i zarządzanie elementami SEO.

Powinien umożliwiać kontrolę nad:

• tytułami stron,
• opisami SEO,
• nagłówkami,
• adresami URL,
• przekierowaniami,
• mapą witryny,
• indeksowaniem,
• danymi strukturalnymi,
• linkowaniem wewnętrznym,
• tekstami alternatywnymi zdjęć.

CMS sam nie wypozycjonuje strony.

Może jednak pomagać albo przeszkadzać w prawidłowym wdrażaniu SEO technicznego.

7. Wpływa na pracę zespołu

W większym serwisie wiele osób może pracować nad treścią.

CMS może umożliwiać tworzenie różnych ról, takich jak:

• administrator,
• redaktor,
• autor,
• pracownik sklepu,
• opiekun klienta,
• partner B2B.

Każda osoba powinna posiadać wyłącznie dostęp potrzebny do wykonania swoich zadań.

Nadawanie wszystkim pełnych uprawnień administratora zwiększa ryzyko przypadkowego usunięcia treści, zmiany ustawień lub przejęcia całego serwisu.

Czy każdy CMS jest łatwy w obsłudze?

Nie.

Hasło „łatwy panel” jest często używane w ofertach, ale realna wygoda zależy od sposobu wdrożenia.

Nawet przyjazny system może zostać skonfigurowany tak, że użytkownik widzi:

• dziesiątki niepotrzebnych zakładek,
• pola o niezrozumiałych nazwach,
• nieużywane funkcje,
• techniczne ustawienia,
• kilka różnych edytorów,
• powielone opcje,
• komunikaty reklamowe wtyczek.

Z drugiej strony bardziej rozbudowany CMS może być bardzo wygodny, jeśli panel został dopasowany do konkretnego procesu.

Przy własnych wdrożeniach staram się ograniczać liczbę miejsc, które klient musi znać, i oddzielać codzienną obsługę od konfiguracji technicznej.

Czy CMS pozwala samodzielnie zmieniać wygląd strony?

To zależy od systemu.

Niektóre CMS-y udostępniają wyłącznie edycję treści, a wygląd pozostaje zapisany w szablonie przygotowanym przez programistę.

Inne posiadają wizualne kreatory, w których można zmieniać całe układy.

Pełna swoboda nie zawsze jest zaletą.

Jeżeli każda osoba może dowolnie zmieniać szerokości, kolory, fonty i strukturę strony, serwis szybko może stracić spójność.

Dobrze zaprojektowany system powinien dawać możliwość edytowania treści bez przypadkowego niszczenia całego layoutu.

Dlatego często lepsze są gotowe, kontrolowane komponenty niż całkowicie puste płótno.

Czy można zmienić CMS bez utraty strony?

Można, ale zwykle nie jest to zwykła aktualizacja.

Zmiana CMS-a oznacza migrację danych i często budowę nowej warstwy wizualnej.

Trzeba przenieść między innymi:

• treści,
• zdjęcia,
• użytkowników,
• produkty,
• kategorie,
• zamówienia,
• adresy URL,
• metadane SEO,
• przekierowania,
• integracje.

Nie wszystkie dane zapisane w jednym systemie mają bezpośredni odpowiednik w drugim.

Największym błędem jest skupienie się wyłącznie na wyglądzie nowej strony i pominięcie starych adresów, treści oraz danych technicznych.

Źle wykonana migracja może spowodować utratę widoczności w Google, błędy w linkach i problemy z kontami klientów.

Kiedy prosty CMS przestaje wystarczać?

Podstawowy system może działać bardzo dobrze przez wiele lat.

Problem pojawia się, gdy biznes zaczyna potrzebować funkcji, których aktualna platforma nie potrafi obsłużyć w rozsądny sposób.

Sygnałem ostrzegawczym może być sytuacja, w której:

• każda nowa funkcja wymaga obejścia,
• dane trzeba przepisywać ręcznie między systemami,
• panel staje się coraz wolniejszy,
• rozszerzenia zaczynają się wzajemnie wykluczać,
• brakuje odpowiedniego systemu uprawnień,
• nie da się zautomatyzować kluczowych procesów,
• aktualizacja jednego elementu psuje inne,
• utrzymanie starego rozwiązania kosztuje więcej niż przebudowa.

Nie zawsze trzeba wtedy zmieniać cały CMS.

Czasami wystarczy uporządkować architekturę, wymienić problematyczne rozszerzenia albo dopisać dedykowany moduł WordPress.

Jak wybrać CMS dla swojej firmy?

Nie zaczynałbym od pytania, który system jest najpopularniejszy.

Najpierw warto określić, co strona ma rzeczywiście robić.

Znaczenie mają między innymi:

• rodzaj publikowanych treści,
• liczba produktów,
• planowany ruch,
• liczba użytkowników panelu,
• potrzebne integracje,
• sprzedaż zagraniczna,
• wiele wersji językowych,
• obsługa B2B,
• automatyzacje,
• budżet na utrzymanie,
• plan dalszego rozwoju.

Dobry CMS powinien spełniać obecne potrzeby i pozostawiać rozsądną przestrzeń na rozwój.

Nie musi od pierwszego dnia obsługiwać każdego możliwego scenariusza.

Nie powinien jednak blokować oczywistych kierunków, które firma planuje w najbliższej przyszłości.

Najczęstsze błędy związane z CMS-em

Wybór systemu wyłącznie dlatego, że wykonawca zna tylko ten jeden

Technologia jest dopasowywana do kompetencji wykonawcy, a nie do wymagań projektu.

Instalowanie rozszerzenia do każdej drobnej funkcji

Z czasem system składa się z kilkudziesięciu dodatków pochodzących od różnych producentów.

Rośnie ryzyko konfliktów, błędów i problemów z aktualizacjami.

Brak środowiska testowego

Aktualizacje i większe zmiany są wykonywane bezpośrednio na działającej stronie.

Ewentualny błąd natychmiast trafia do klientów.

Brak aktualizacji

System nie jest aktualizowany przez kilka lat, ponieważ właściciel obawia się, że coś przestanie działać.

Z czasem rośnie dług techniczny i ryzyko bezpieczeństwa.

Aktualizowanie bez kopii zapasowej

Zmiana jest wykonywana jednym kliknięciem, ale nikt nie sprawdza, czy istnieje działająca kopia strony.

Nadawanie wszystkim roli administratora

Pracownik potrzebujący edytować jeden artykuł otrzymuje dostęp do wtyczek, motywu, użytkowników i ustawień całej strony.

Budowanie całego serwisu w jednym polu treści

Struktura strony jest trudna do ponownego wykorzystania, filtrowania i automatycznego wyświetlania.

Zmiana układu wymaga ręcznego edytowania każdego wpisu.

Brak dokumentacji

Nikt nie wie, które rozszerzenia są potrzebne, gdzie znajdują się integracje i dlaczego określone ustawienia zostały zastosowane.

Uzależnienie od jednego wykonawcy

Firma nie posiada dostępu do hostingu, domeny, kodu albo licencji potrzebnych do działania systemu.

Co warto sprawdzić w swoim CMS-ie?

Zacząłbym od odpowiedzi na kilka pytań:

• Czy wiem, z jakiego systemu korzysta moja strona?
• Czy posiadam dostęp administracyjny?
• Czy CMS i rozszerzenia są aktualne?
• Czy istnieją regularne kopie zapasowe?
• Czy kopia była kiedykolwiek testowo przywracana?
• Czy każdy użytkownik ma właściwy poziom uprawnień?
• Czy na stronie znajdują się nieużywane rozszerzenia?
• Czy panel działa szybko i stabilnie?
• Czy wiem, które elementy są wykonane indywidualnie?
• Czy strona posiada środowisko testowe?
• Czy możliwe jest przeniesienie serwisu do innego wykonawcy?
• Czy CMS pozwala rozwijać funkcje potrzebne firmie?
• Czy treści są zapisane w uporządkowanej strukturze?
• Czy aktualizacje można wykonywać bez obawy o awarię?

Jeżeli odpowiedzi na większość tych pytań nie są znane, warto uporządkować system, zanim pojawi się potrzeba pilnej rozbudowy albo awaria.

Najważniejsze wnioski

CMS jest systemem, który pozwala zarządzać treścią strony bez ręcznego edytowania jej kodu.

Może obsługiwać proste podstrony, rozbudowany portal, sklep, platformę B2B albo aplikację połączoną z zewnętrznymi systemami.

Sam wybór CMS-a nie przesądza o jakości strony.

Znaczenie ma sposób wdrożenia, struktura danych, jakość rozszerzeń, bezpieczeństwo, wydajność i przygotowanie systemu do dalszego rozwoju.

Dobry CMS powinien ułatwiać codzienną pracę, a nie zmuszać firmę do szukania technicznych obejść przy każdej zmianie.

Nie wiesz, czy obecny CMS nadal pasuje do Twojego biznesu?

Podczas audytu technicznego CMS-a sprawdzam nie tylko wygląd strony, ale również strukturę systemu, rozszerzenia, wydajność, bezpieczeństwo i możliwość dalszego rozwoju.

Mogę wskazać, które elementy warto uporządkować, co można bezpiecznie rozbudować i czy rzeczywiście potrzebna jest migracja do innego rozwiązania.

Nie zakładam z góry, że konieczne jest tworzenie nowej strony internetowej. Najpierw sprawdzam, czy obecny system da się naprawić, uprościć i dopasować do realnych potrzeb firmy.

DIGIKROM

Zobacz pełny biogram